私は社員10名ほどの小さな会社の総務に勤めているのですが、最近、取引先の支店長と連絡をとる機会が何回かあり、その時に困ったのが呼び方です。
一応秘書検定2級も持っていることもあり、役職に様をつけるのはおかしいと知っていたので「○○支店長」と呼んでいましたが、なんだか呼び捨てにしているようで失礼な気がして困っていました。
そこで実際はどうするのが一番いいのか、正しいマナーや慣例を調べてみました。
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目次
役職に様をつけないというのは正解◎
役職にはもともと敬称（相手に対する敬意を表す表現）が込められているので、そこにさらに様をつけると二重敬語（1つの表現に2つの敬語を使うこと）になるのでNGです。
秘書検定の参考書や他の書籍を調べてみても同様に記載されているので、ビジネスマナーとして役職に様はつけないというのは正しい見解だと判断できます。
参考：U-CANの秘書検定速習レッスン2・3級
様をつける場合は
社外の人を呼ぶときに様をつけないのはどうしても不躾な気がして・・・
という場合には、役職 ○○（名前）様とするのが正解です。
例） 支店長 田中太郎 様
これだと様をつけることでより丁寧な印象を与えられますし、一般的に認知されている敬称のつけ方なので間違いないです。
特に郵便を出すときの宛名としては○○支店長という書き方はせず、
肩書→名前→様
の順で記載するのが正式な方法です。
ただ、電話や受付でその人を呼び出すときに
「支店長の田中様はいらっしゃいますか？」
と言うのは良いですが、面と向かって会話をしている時に、支店長の田中様は～という言い方はしません。
会社によっては役職+様を使っているところも
本来役職に様をつけるというのは正しくない使い方なのですが、最近では支店長様、部長様、など役職の後に様をつけるのが浸透してきています。
会社によってはそのような使い方をルール化しているところもあり、一概に間違いだとは言えないのが現状です。
ビジネスマナーとは時代に合わせて変化していくものでもあるので、今後役職にも様をつけるのが一般的になる可能性もあります。
役職に殿をつけるのはOK？
「殿」も相手に対する敬意を表す言葉なのですが、なぜか役職名に「殿」をつけるのは昔からある用法上の習慣みたいなもので、割とよく使用されています。
例） 支店長殿、部長殿
ただ、「殿」は文書に用いるものなので口語では使いません。
そして、最近では「殿」は格下のものに対して使うものだという考えもあります。
国語辞典によると
- 「様」は人名・神仏名、また人格化されたものなどに添えて敬意を表わす語。
- 「殿」は（姓名・官職名につけて）事務的な手紙や文書などで、相手に対して用いる敬称。
となっており、特に「殿」が目下の者に使うものという表記はないのですが、時代の流れとともに「殿」の敬意が低下してきていることもあり、「様」を用いるのが最も一般的で失礼のないものとなっています。
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ビジネスマナーは絶対ではない
私も会社に勤めてみて初めてわかったのですが、ビジネスマナーは絶対ではありません。
もちろん正しいマナーで対応することは大切なのですが、みんながみんな正しい知識を持っているわけではないからです。
こちらが正しい使い方をしていても、相手に不快な思いをさせていたり、煩わしさを与えていたりしたら意味がありません。
役職に様を付けるのが正式には正しくなくても、相手や周りがそのように使っているのであれば、それに合わせた方が印象として良い場合もあります。
あまり正しいマナーに固執せず、相手や会社の慣習に合わせて柔軟に対応していくことも大切です。
ちなみにうちの会社にかかってくる取引先などの関連会社からの電話では、○○部長か○○部長さんというのが多く、セールスの電話では社長様や、社長の○○様といった言い回しが多いです。
会社の大小や業種によっても違いが
大きい会社であればビジネスマナーを正しく使用することが求められますが、社員数の少ない小さい会社ではあまりきっちりしすぎると堅苦しいと煙たがられることもあります。
現に私の会社の親会社（社員100名ほどの建設会社）に新しく入った方が電話に出る際
「お電話ありがとうございます。○○会社の○○と申します。」
としていたそうなのですが、上司から
「接客業じゃないのだから、『お電話ありがとうございます』はいらないし、自分の名前も言わなくていい」
と指導されていました。
本来その電話の出方は間違っていないですし、丁寧でよさそうですよね。
ですが、一般のお客さんではなく付き合いのある取引先企業からかかってくることの多い会社としては、速く担当者につないでほしいので、先ほどの電話の出方では長くて煩わしい印象を与えてしまうのです。
このように必ずしも丁寧であればよいというわけではなく、その会社の業種、雰囲気に合わせることも重要なのです。
まとめ
役職者を呼ぶ際は
○○（名前）+ 役職（肩書）で問題なく、様はつけない。
郵便の宛先など文章に記載する際は
役職（肩書）+ ○○（名前）+ 様にする。
≪電話や受付でその方を呼んでもらう際もこの形式でOK≫
役職には様をつけないというのが原則ですが、会社や相手先の雰囲気に合わせて役職に様を付けて支店長様、部長様、と使ってもそんなに失礼にあたらない、というのが現状です。
社会人としてビジネスマナーの知識を持つことはもちろん大切なのですが、あまり正しさだけにこだわりすぎず、臨機応変に対応することも時には必要なのです。
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