電話対応で焦らない!担当者が帰った・不在・電話中の時の正しい伝え方

苦手な人が多い電話対応ですが、社会人として働くうえでさけては通れないのも事実ですよね。

特に新人の時は率先して電話を取ることが求められますので、苦手なままだと会社に行くのが辛くなってしまいます。

しかし電話対応は正しい伝え方のパターンさえ覚えてしまえばそんなに難しいものではありません。

そこで今回は会社の総務で働いている私(秘書検定2級保持)が、普段使っている言い回しを紹介していきたいと思います。

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担当者がすでに帰宅している場合

夕方頃かかってきた電話をとったらもう帰った上司への電話だった!なんてことはよくあります。

そんな時は、

申し訳ございませんが本日はもう退社しております。

と伝えるのがベストです。(退社致しましたでもOK)
「退社しました」だけだと会社を辞めた(退職)と勘違いされることもあるので、本日はとつけるのがポイントです。

それだったら素直に帰宅しましたと言う方がわかりやすいのでは?と思う人もいるかもしれません。

ですが「相手より先に帰った」という印象を持たれたくないと思う上司もいますし、そもそも会社を出ただけであって家に帰ったかどうかはわからないので、帰宅という言葉は使わない方が無難です。

また、電話をかけてきた相手に「用事が済んでないのに先に帰っただと(-“-)?」と思われる可能性もあります。

帰ったということを相手に知らせたくない場合は、

あいにく○○は外出しておりまして、本日は戻らない予定となっております。

と伝えるとよいでしょう。

担当者が不在の場合

一口に不在(その場にいない)と言ってもいくつかのパターンがあるので状況ごとに見ていきます。

トイレやたばこなどでいない場合

外出したのではなく、少し席を離れている場合には

ただいま席を外しております。

と伝えましょう。どこで何をしているかを伝える必要はありません。

ただ、トイレやたばこなど、すぐ戻ってくるのがわかっているのであれば、

5分ほどで戻ってくるかと思いますので、戻り次第こちらからお電話致しますか?

具体的な時間を教える方が親切です。

外出している場合

担当者が会社の外に出ている場合には

ただいま○○は外出しておりまして、午後3時ごろ戻る予定です。

と外出していることに加え、戻り時間も伝えましょう。

もし何時に戻ってくるかわからないときは

ただいま○○は外出しておりまして、戻り時間がわかりかねるのですが、戻り次第こちらからご連絡致しますか?

わからないだけで終わらせずに、こちらから連絡をつける方法を提案しましょう。

休んでいる場合

そもそも休みを取っていて終日いない場合には

申し訳ありませんが、○○は本日休みをとっております。

と伝えましょう。休暇でも問題ないですが、休暇=遊びに行っているとうイメージ持たれることもあるので休みの方が無難です。

また、

明日は通常通り出社する予定ですが、
何日から出勤予定ですが、

といつまで休んでいるかを伝えることも忘れないようにしましょう。

よく「お休みをいただいております」というのを耳にしますが、実はそれは間違いです。

丁寧な感じがするので私も使っていたのですが、お休みの「お」も「いただく」も相手ではなく自分の会社に対しての丁寧語になります。

自社を持ち上げた表現にあたり、先方より上目線な言葉なってしまうので使わない方がよいでしょう。

電話中や会議中の場合

電話がかかってきた時にその担当者が別の電話に出ている場合は

申し訳ありませんが○○はただいま他の電話に出ておりまして、終わり次第こちらからご連絡致しますか?

と伝えるとスムーズです。

また、会議や打ち合わせなどの仕事の用件で席を外している場合には

現在会議中でして、午後5時頃終わる予定です。

と席を外している理由終了予定時刻を伝えましょう。会議などの理由は伝えなくてよいというマナー本などもありますが、何で席を外しているのかを伝えた方が相手も動きやすいと思うので、私は伝えるようにしています。

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この言い回しを頭に入れておけばOK

すぐに担当者に取次できないときは、最初に申し訳ございませんあいにく、といったワンクッションを入れ、終わり次第こちらからご連絡致しますか?と確認することも大切です。

とりあえず

申し訳ございませんがただいま○○(担当者)は○○で席を外しております。戻り次第(明日)こちらからご連絡致しますか?

というフレーズを覚えておけばだいたいのことに対応できます。

他には

お急ぎでいらっしゃいますか?
差支えなければわたくしがご伝言を承りましょうか?

などの言い回しを覚えておくと便利です。

ただこちらからご連絡致しますか?と聞けば

急ぎなんだけど
~の件なんだけど他にわかる人いる?

など相手方からどうしたいか要望を言ってくるので、とりあえずは上の言い回しさえ覚えておけば何とかなります!(私はなりました(笑))

まとめ

電話対応は正しい言い回しを覚えてしまえば、そんなに難しくはありません。

基本パターンさえしっかり理解しておけば、回数を重ねるうちに応用もきいてきますので怖がらずにどんどん電話をとっていきましょう。

私は秘書検定2級を持っていますが、勤め始めの時はその知識が役に立ちました。

秘書検定の試験内容には基本的なマナーの問題も入っていますので、勉強しておくと自信を持って対応できるのでオススメです。

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